Offre d'emploi Limousin #430

Lieu : Isle, France

Contrat : CDI – temps plein du lundi au vendredi

Prise de fonction : Poste à pourvoir dès que possible

Rémunération : selon convention FEHAP à partir de 28 000€ annuels en fonction de l’expérience

Convention collective FEHAP

Description du poste :

Vos missions :

Secrétariat de direction :

• Réceptionne le courrier interne et externe et en assurer la répartition, envoie le courrier interne et externe (affranchissement) et tient un tableau de suivi (chrono).
• Réceptionne et traite les appels téléphoniques et les messages électroniques.
• Accueille les personnes extérieures sur le site administratif.
• Assiste la direction pour :
  – Rédaction des courriers, des notes, des documents, des présentations, et traite des affaires spécifiques d’ordre administratif ou technique, y compris les dossiers à caractère confidentiel
  -Gestion de l’agenda de la direction.
  – Préparation des dossiers des différentes réunions.
  -Préparation du rapport d’activité de l’établissement en collaboration avec les services comptabilité, qualité et ressources humaines, sous l’impulsion de la direction.
  -Organise les réunions des instances (CA, AG, bureau) et réunions diverses à la demande de la direction (préparation et envoi des convocations, de l’ordre du jour, organisation logistique et matériel, rédaction des comptes rendus).
  -Assure l’envoi des listes des patients à domicile trimestriellement aux tutelles.
  -Assure la mise à jour des documentations internes (livret d’accueil, livret salarié, plaquette d’information) en lien avec les services concernés (qualité, ressources humaines, communication, prévention…).
• Effectue les commandes de papeterie pour les services administratifs et valide les commandes de papeterie pour l’ensemble des sites.
• Tâches diverses :
  -Supervise le planning de réservation des véhicules mis à disposition pour les services administratif et médical.
  -Supervise le planning de réservation de la salle de réunion.
  -Organise et classe des données, des informations, des documents de diverses natures
  -Identifie les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel.

Service RH :

• Assure le suivi et la logistique de la formation continue en collaboration avec la RRH.
• Assure la partie administrative des formations externes (inscription, convention, demande de prise en charge de remboursement auprès de l’OPCO, suivi des coûts…) et des formations internes (appel à candidature, choix des participants avec les responsables de service, convocations, feuille de présence, attestation de présence…)
• Assure la logistique des formations externes (réservation de l’hébergement et du transport…) et des formations internes (réservation repas si nécessaire, organisation de la salle de réunion…).
• Participe au suivi financier du budget alloué à la formation (tenue et mise à jour de tableau de suivi des actions de formation).
• Etablit les statistiques de formation annuellement ou sur demande.

Missions occasionnelles : 

• Apporte son appui à la direction et aux services administratifs / techniques : suivi des échéances, suivi des feuilles de route, suivi des projets, élaboration des tableaux de bord des dossiers et suivi des échéanciers
• Réalise des comptes rendus, des synthèses en appui des services.
• Relations avec les différents partenaires institutionnels externes (Organismes et administrations, prestataires, Ministères sociaux, ARS…) et internes : équipes médicales et soignantes, responsables de sites, équipe de direction.

Prérequis de la fonction :

• Maitrise de l’outil informatique et logiciels de bureautique (Messagerie outlook, Word, Excel, Power point, Publisher …).
• Connaissance du secteur de la santé

Diplôme : BTS assistante de direction

Expérience : 5 ans minimum

Comment postuler ?

Envoyez-nous votre CV accompagné d’une lettre de motivation à recrutement@centredegestionhandicap.fr en précisant la référence #430  dans l’objet de votre mail.

Poste ouvert aux personnes en situation de handicap